Welche Praxis kennt es nicht? Der Patient kommt seiner Zahlungspflicht nicht nach und in der Rechnungsliste tummeln sich zahlreiche offene Rechnungen aus vergangenen Jahren.
Oft stellen wir in den Praxen fest, dass diese offenen Posten nicht, oder nicht ausreichend verfolgt werden und somit uneinbringbar werden. Gern verwendete Argumente des Praxisinhabers lauten an dieser Stelle:
- Wegen den paar Euro renn ich dem Patienten nicht hinterher
- Das ist mir zu viel Aufwand
- Es ist zu teuer das Geld einzutreiben, da muss ich ja noch draufzahlen wenn der Patient nicht bezahlt
Die beste Medizin in diesem Fall ist entsprechend vorzusorgen um Zahlungsausfälle zu verhindern. Wir haben nachfolgend für Sie die besten Tipps zusammengestellt wie Sie Ihre Liquidität als Unternehmer möglichst groß und die Zahlungsausfälle möglichst gering halten können!
#1 Liquidität, Liquidität, Liquidität
Ihre Liquidität ist Ihre Zahlungsfähigkeit. Ihre Zahlungsfähigkeit ist Ihr wichtigstes Instrument. Sind Sie nicht Zahlungsfähig sind Sie schlichtweg Insolvent. Wenn Sie nicht flüssig sind, können Sie keine Rechnungen, Gehälter, Miete, Darlehen usw. bezahlen. Ein alter BWL-Grundsatz besagt:
Liquidität vor Rentabilität!
Eine scheinbar rentable Investition in z.B. ein Cerek-Gerät kann zum finanziellen Fiasko werden, wenn Sie nach der Bezahlung des Gerätes keine weiteren finanziellen Mittel mehr zur Verfügung haben um Ihre laufenden Verpflichtungen zu begleichen. Es gilt daher immer genau zu überlegen wie eine Anschaffung finanziert werden soll/kann, ob es sich lohnt (wie viele Cerek-Arbeiten müssen in der Woche fertiggestellt werden, damit die Anschaffung rentabel ist)? Kann ich mir das Gerät überhaupt leisten?
Und was wenn sich dann noch eine günstige Gelegenheit für eine Anschaffung auftut oder eine starke Umsatzeinbuse wegen Krankheit dazu kommt? Dann stehen möglicherweise keine weiteren finanziellen Mittel mehr zur Verfügung und Sie kommen sehr schnell in finanzielle Notstände.
Sprechen Sie hierzu auch mit Ihrem Steuer- und Praxisberater, gehen Sie aktiv auf diese zu.
Das Thema Liquidität ist sehr umfangreich und wird in einem der nächsten Artikel noch ausführlich erläutert werden.
Sprechen wir jetzt über die Möglichkeiten der Forderungseintreibung!
#2 Behandlung gegen Vorkasse/Barzahlung
Wir empfehlen bei Kassenpatienten, die sich immer wieder mehrmals anmahnen lassen oder Patienten, die in der Praxis neu sind eine kostenpflichtige Behandlung nur gegen Vorkasse oder sofortiger Zahlung nach der Behandlung durchzuführen.
Oftmals sind es gerade die kleineren Rechnungen (PZR, Füllungen), die im Nachhinein besonders schwer einbringbar sind. In zahlreichen anderen Dienstleistungsbereichen wie z.B. Friseure, Kosmetiker oder auch medizinischen Bereichen wie Augenlasertherapie, Apotheken usw. sind Vorauszahlungen gang und gäbe. Eine Augenlasertherapie kann leicht einen Betrag von 3000 EUR ausmachen, haben Sie also bitte keine Hemmungen für eine größere anstehende Behandlung eine entsprechende Anzahlung zu verlangen. Im Zahnersatzbereich ist eine Anzahlung bis zur Höhe der Laborkosten legitim, da der Praxis Fremdkosten entstehen.
Bei Privatpatienten empfehlen wir grundsätzlich die Abtretung an ein Abrechnungsbüro. Lassen Sie sich bei Neupatienten auch unbedingt einen gültigen Ausweis als Identitätsnachweis zeigen. Eine Kopie davon anzufertigen ist nicht erlaubt. Denn: wäre es nicht für jeden ein einfaches in eine Praxis zu gehen und zu sagen man sei privat versichert unter Angabe falscher Daten? Leider haben wir auch das schon in Praxen gesehen.
#3 Schaffen Sie sich ein EC-Terminal an – und nutzen Sie es auch!
Viele Praxen haben ein solches Gerät, doch nur in wenigen wird es konsequent genutzt. Doch es bringt 
viele Vorteile im Praxisablauf:
- der Patient erhält sofort im Anschluss an die Behandlung die Rechnung; sie sparen Arbeitszeit (für Geldeintreibungen) und Porto für den Rechnungsversand
- die Zahlung kann sofort aus der Rechnungsliste ausgetragen werden
- maximale Liquidität, minimaler Aufwand
Wie sagen Sie es dem Patienten?
Bei Bestandspatienten bedarf es einer Umgewöhnungsphase: sprechen Sie Ihre Patienten freundlich an: “Wir haben unser System auf Bar- oder EC-Zahlung umgestellt und bitten Sie dieses in Zukunft zu nutzen.”
Der Zahlungswillige Patient wird sich ohnehin nicht dagegen wehren, meist sind es die zahlungsunwilligen Patienten die sich sehr über soetwas aufregen. Sehen Sie es somit auch als eine Entlarvungsmethode! Eine kleine Erinnerung, dass es bei anderen Dienstleister (z.B. Friseur) auch selbstverständlich ist im Anschluss an die erhaltene Leistung zu bezahlen, mag ebenso hilfreich sein.
Dokumentieren Sie ihre Einnahmen per EC Cash richtig. Wir empfehlen bei spätestens jeder 10. Zahlung einen Kassenschnitt durchzuführen. Die Dokumentation kann z.B. anhand einer Tabelle erfolgen in welcher der Patientenname, Datum und der bezahlte Betrag festgehalten wird. Die EC-Belege werden an die Tabelle angeheftet und dann an die Buchhaltung/den Steuerberater weitergeleitet.
#4 Nutzen Sie ein Abrechnungsbüro
Es gibt zahlreiche Abrechnungsbüros, die das Forderungsmanagement für Sie bei positiver Bonität des Patienten erledigen und die Rechnung gegen eine Gebühr (meist zw. 2-3% vom Rechnungsbetrag) eintreiben. Ja, es kostet etwas und viele Praxen schrecken deshalb davor zurück ein solches Büro zu beauftragen. Sehen Sie sich doch einfach mal Ihre offene Rechnungsliste an: Wie hoch ist Summe der Forderungen die Sie nicht selbst eintreiben konnten bisher? Wie wäre es wenn Sie das Geld schon hätten, aber nur 2-3% weniger?
In vielen Bereichen ist Factoring mittlerweile der Standart, gerade für kleinere Unternehmen kann eine große, unbezahlte Forderung das Ende vom Anfang sein und existentielle Probleme darstellen. Es kann sehr schnell das aus einer Firma bedeuten.
Bei der Nutzung eines Abrechnungsbüros haben Sie neben der Abgabe des Forderungsmanagements oft weitere große Vorteile die es entsprechend zu verhandeln gilt:
- Kostenlose Teilzahlungen für Patienten (je nach Abrechnungsbüro zw. 4-12 Teilzahlungen kostenlos, Sie als Praxis erfahren davon nichts ob der Patient in Raten bezahlt, möglicherweise lässt ein Patient eine Arbeit wegen der Teilzahlungsmöglichkeit machen usw.)
- Kostenlose Bonitätsprüfungen vor Behandlungsbeginn: Sie können (meist verknüpft mit Ihrer Praxissoftware) kostenlose Anfragen an die Zahlungsfähigkeit des Patienten stellen. Somit erfahren Sie zumindest ob die Rechnung angekauft werden kann. Ist dies nicht der Fall, raten wir Ihnen dringend zur Behandlung auf Vorkasse!
- Kostenlose Erstellung von Erstattungsschreiben: Viele Anbieter haben sehr gut ausgebildetes Personal im Erstattungsservice. Erfahrungsgemäß dauert die Bearbeitung aufgrund der Vielzahl der Rückfragen durch Versicherer aber etwas länger als im Praxisalltag.
Bedenken Sie bitte immer, dass bei der Übergabe einer Rechnung oder der Bonitätsprüfung eine gültige Unterschrift (nicht älter als 1 Jahr – der Patient muss sich noch erinnern können, dass er die Unterschrift geleistet hat) aus Datenschutzgründen vorliegen muss!
Unser Tipp: Achten Sie bitte bei einem Vertragsabschluss mit einer Factoringfirma darauf, dass Sie ECHTES Factoring kaufen und nicht die Patientenrechnung am Ende dann doch selbst eintreiben müssen.
#5 Keine weiteren Behandlungen bei offenen Rechnungen
Unglaublich aber wahr und schon oft gesehen: Patient zahlt seit geraumer Zeit, manchmal seit Jahren seine Rechnung nicht und wird einfach weiterbehandelt als ob nichts gewesen wäre. Weil es unangenehm ist den Patienten auf die offene Rechnung anzusprechen? Schlimm genug, dass es dem Patienten nicht peinlich ist, dort überhaupt noch zur Behandlung zu erscheinen.
Seien Sie konsequent: Wer seine Rechnung nicht begleicht, wird nicht mehr behandelt. Sonst kommen Sie nie an Ihr Geld. Haben Sie keine Angst davor, dass Sie diesen Patienten verlieren – und wenn doch, es ist womöglich besser so.
#6 Vorgehensweise bei Vorauszahlungen
- Vereinbaren Sie Vorauszahlungen bei größeren Arbeiten immer schriftlich mit dem Patienten
- Aus der Vereinbarung sollte hervorgehen, wie hoch die Gesamtkosten der Behandlung sind
- Zahlungstermine sollten fixiert sein. Z.B. 1. Teilzahlung zum …, 2. Teilzahlung zum…, 3. Restzahlung bei Eingliederungstermin am…
- geben Sie zuletzt noch einen Hinweis darauf, dass ” die Regelungen abweichend von den Vorschriften des Dienstvertragsrechts (BGB §614) geschlossen wird”. (hier gilt grundsätzlich nämlich – erst die Leistung, dann das Geld)
#7 Tipps, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist
- Mahnen Sie konsequent im Wochenrhythmus nach Ende des Zahlungszieles (max. 2 Wochen). Eine Zahlungserinnerung und eine 1. Mahnung reichen völlig aus. Geben Sie einen Hinweis bei der 1. Mahnung, dass keine weitere Mahnung erfolgt, sondern nach Ablauf der gesetzten Frist die Angelegenheit an Ihren Rechtsanwalt/Ihr Abrechnungsbüro weitergeleitet wird. Sie sparen sich dadurch viel Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter/in und Nerven. Und Sie kommen schneller an Ihr Geld.
- Treiben Sie offene Forderungen konsequent und ohne Ausnahme ein. Es spricht sich herum, wenn es Ihnen egal scheint, ob Sie eine Rechnung für 20 EUR bezahlt bekommen oder nicht.
- Nutzen Sie preisgünstige Inkassobüros. Diese kosten oftmals einen Bruchteil eines Anwaltes und leiten ein Überwachungsverfahren.
- lernen Sie aus Fehlern: beginnen Sie jetzt konsequent bei Punkt #2
- unter www.insolvenzbekanntmachungen.de können Sie vorab kostenlos prüfen, ob jemand schon im Insolvenzverfahren ist oder nicht. So können Sie abschätzen, ob sich der rechtliche Weg lohnt.