Behandlungsplanung ist gleichzeitig ein erfolgreiches Zeitmanagement!
Eine perfekte Terminplanung beim richtigen Bestellsystem ist das A und O in einer Zahnarztpraxis. Mit einer gut durchdachten Behandlungsplanung lässt sich eine Organisation aufbauen, in der Termine korrekt parallel gelegt werden können und eine effiziente Raumbelegung mit perfekter Behandler- und Assistenzeinteilung gewährleistet wird. Stress, Hektik und Überstunden gehören dann nicht mehr zur Tagesordnung, wenn man ein gut geplantes Konzept enwickelt.
Mit der Beachtung einiger Grundregeln lässt sich die Koordination der Termine optimal regeln.
Grundregel Nr.1: Die Terminierung
Regeln für die Terminierung sind aufzustellen. Es können nicht immer zwei Patienten parallel einbestellt werden. Zum Beipiel während einer PA-Behandlung ist der Zahnarzt in der Regel unabkömmlich, ebenso bei chirurgischen oder implantologischen Leistungen. Das heißt, dass bei diesen Behandlungen die Parallelzeit zu blocken ist. Es sollte auch unbedingt festgelegt werden, wer die Termine in den Planer eintragen darf. Somit werden auch Unstimmigkeiten vermieden.
Grundregel Nr.2: Behandlungsblöcke erstellen
Der Behandlungsplan sollte grundsätzlich patientenindividuell erstellt werden. Am besten man erstellt für jede Behandlung verschiedene Behandlungsblöcke. Auch „Schmerzzonen” sollten im Planungsplan mit einberechnet werden. Sie sollten jeweils am Ende der Sprechzeiten (vor- und nachmittags) gelegt werden. Ebenso sollten alle wichtigen Informationen genau in der Kartei dokumentiert werden, damit die Mitarbeiterin bei der Terminvergabe die Informationen entnehmen kann.
Die Planung für Terminketten könnten beispielsweise so aussehen:
- Füllung: 30 Minuten
- Schmerzen: 30 Minuten
- Reine Vorsorge (01): 15 Minuten
- Präperation Krone: 1 Stunde, für jeden weiteren Zahn +30 Minuten
- PA-Behandlung für zwei Quadranten: 45 Minuten
- Prophylaxe: 1 Stunde
Grundregel Nr.3: Einhaltung der Behandlungsdauer
Wird einmal die geplante Behandlungsdauer nicht eingehalten, weil es zum Beispiel bei einer Vorsorgeuntersuchung zu einer weiteren Behandlung kommt (Füllung), kommt es natürlich sofort zu Verzögerungen und das Bestellsystem wird nicht eingehalten. Der Behandler sollte vor Beginn der Behandlung informiert sein, wieviel Zeit ihm für eine
n Patienten zur Verfügung steht und welche Behandlung geplant ist. Bei Patienten die eine Weiterbehandlung benötigen, sollten unbedingt Folgetermine vereinbart werden. Anders wäre es, wenn der nachfolgende Patient abgesagt hat, so sollte der Zahnarzt informiert werden und er kann dann entscheiden, ob er die zusätzliche Füllung noch macht oder ob er die frei gewordene Zeit für die Postbearbeitung oder anstehende Telefonate nutzt.
Zum Vorteil ist auch, eine tägliche Kontrolle des Terminplans zu machen, um Verzögerung im Voraus zu vermeiden. Dies führt auch erheblich zum reibungslosen Terminmanagement bei und die Atmosphäre in der Zahnarztpraxis wird deutlich entspannter.
Die Überarbeitung des Terminmanagements ist ein zentrales Arbeitsmittel zur Strukturierung von Arbeitsabläufen.
Grundregel Nr. 4: Patienten informieren bzw. am Termin erinnern
Im Mittelpunkt einer erfolgreichen Terminplanung steht der Patient. Schließlich geht es darum, seinen Bedürfnissen gerecht zu werden, indem die Wartezeiten so gering wie möglich gehalten werden. Unvorhergesehene, dringliche Schmerzfälle können niemals ganz ausgeschlossen werden. In solchen Situationen gilt es, den wartenden Patienten über Verzögerungen zu informieren und ihn realistisch über die Restwartezeit aufzuklären. Auch sollten Patienten über das Bestellsystem unterrichtet werden. Es muss ihm klar sein, dass er mit einer zuverlässigen Einhaltung seiner Termine zu einem gelungenen Terminmanagement beiträgt. Er muss auf die Folgen des Nichterscheinens hingewiesen werden und bei Verspätung einen neuen Termin vereinbaren. Zu einer organisierten Zahnarztpraxis, gehört auch der Service dazu. Sie können praxisorganisiert einen Erinnerungsservice den Patienten anbieten, indem man den Patienten einen Tag vor der Behandlung an den Termin erinnert. So lassen sich viele Ausfälle vermeiden und es können Termine wieder neu vergeben werden (Schmerzfälle), falls der Patient doch nicht erscheinen kann.
Eine optimierte und gut durchplante Terminplanung kann die Arbeitsproduktivität, die Teammotivation und die Patientenzufriedenheit fördern!
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